Procedura per le non conformità
Procedura
GESTIONE NON CONFORMITÀ,
AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
INDICE
1 SCOPO
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
3 DEFINIZIONI
4 RESPONSABILITÀ
5 GESTIONE NON CONFORMITÀ
6 GESTIONE AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
7 MODULISTICA APPLICABILE
- SCOPO
Descrivere le responsabilità e i criteri per la gestione delle non conformità emerse all’inizio e duran-te l’erogazione delle attività formative, gli esiti negativi dei controlli eseguiti al termine e successi-vamente all’erogazione del servizio formativo, i reclami dei clienti.
Inoltre descrivere il processo di gestione delle azioni correttive e preventive al fine di risolvere e/o eliminare le cause di non conformità e/o di esiti negativi. - CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alle non conformità, agli esiti negativi e ai reclami che si rilevano durante lo svolgimento dei processi formativi comprese le non conformità emerse in seguito ad ana-lisi statistiche dei risultati, nonché alle non conformità che si rilevano durante le verifiche ispettive. La procedura si applica inoltre anche alle azioni correttive e preventive che si attuano in relazione alle non conformità. - DEFINIZIONI
Non conformità: Mancato soddisfacimento di un requisito.
Azione correttiva: Azione per eliminare una causa di non conformità rilevata, o di altre situazioni indesiderabili rilevate.
Azione preventiva: Azione per eliminare la causa di una non conformità potenziale o di altre situa-zioni potenziali indesiderabili. - RESPONSABILITÁ
La responsabilità di individuare le non conformità spetta a tutto il personale dell’Istituto.
Il dirigente scolastico ha la responsabilità, se l’attività formativa è ancora in corso, di concordare il trattamento della non conformità più adeguato con il proponente e/o con altro personale, indivi-duando il responsabile e il termine per la risoluzione. Se l’attività formativa è già conclusa può solo agire in prevenzione per eliminare in futuro le cause dell’insuccesso, individuare l’eventuale neces-sità di azioni correttive/preventive, il responsabile e i tempi. Il dirigente scolastico ha inoltre la re-sponsabilità di verificare la corretta attuazione e l’efficacia delle azioni correttive/preventive intra-prese e di mantenere aggiornato il registro delle non conformità. - GESTIONE NON CONFORMITÁ
5.1. Tipologia delle non conformità
Le principali non conformità che si possono riscontrare sono le seguenti:
a) non conformità rilevate durante il processo di erogazione delle attività formative;
b) esiti negativi di controlli effettuati durante e al termine dell’erogazione dell’attività formativa, anche in seguito ad elaborazioni statistiche;
c) non conformità rilevate a seguito di colloqui tra personale dell’Istituto oppure tra personale e clienti/fornitori;
d) reclami;
e) non conformità su prodotti/attrezzature fornite dal committente quando previsto a livello con-trattuale;
f) non conformità rilevate nel corso delle verifiche ispettive della qualità, interne ed esterne.
5.2 Esame e trattamento delle non conformità
Una volta riscontrata una non conformità essa viene registrata nel Modulo "Segnalazione di disser-vizio/Reclamo” a cura della Funzione / Persona che la rileva con tutti i dati necessari ad individuare l'attività formativa di riferimento o il processo che l’ha generata.
Il dirigente scolstico, con il supporto di chi ha rilevato la non conformità, ha il compito di:
• individuare l’origine della non conformità;
• indicare la risoluzione più opportuna, in accordo con il proponente (coinvolgendo eventualmen-te anche altre funzioni). La risoluzione proposta per il trattamento della non conformità viene trascritta nel modulo “Rapporto N.C.” riportando il termine previsto per la risoluzione e il re-sponsabile. Se la non conformità lo richiede si procede al riesame della non conformità, individuando eventuali azioni correttive o preventive
• verificare l’attuazione della risoluzione.
• verificare l’efficacia della risoluzione. - GESTIONE AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
6.1 Origine delle azioni correttive e preventive
I dati di input per la gestione delle azioni correttive sono costituiti dalle comunicazioni di non con-formità.
Le azioni preventive richiedono una accurata e periodica gestione delle informazioni e in particolare un’attenta valutazione:
• delle elaborazioni statistiche e in particolare dei dati raccolti attraverso l’autoanalisi d’istituto e dai questionari proposti alle persone che seguono le attività di formazione continua e superiore;
dagli strumenti di controllo degli apprendimenti (test di livello, esercitazioni, risultati di scruti-ni) e dell’erogazione delle attività di formazione scolastica (giornale di classe, giornale del pro-fessore)
• dei suggerimenti provenienti da colloqui con clienti, committenti, fornitori di servizi e personale interno;
• delle comunicazioni di non conformità.
6.2. Azioni correttive
Le azioni correttive sono avviate da dirigente scolastico e da chi ha individuato la non conformità ed eventualmente di altro personale competente dell’Istituto.
Il dirigente scolastico indica le possibili cause della non conformità e propone un’azione correttiva, indicando il responsabile dell’attuazione ed il termine nel modulo “Rapporto di N.C.”.
Il dirigente scolastico verifica mensilmente lo stato di avanzamento dell’attuazione delle azioni cor-rettive proposte e aggiorna il modulo “Registrazione non conformità”.
Il dirigente scolastico verifica infine l’efficacia dell’azione correttiva intrapresa riportando l’esito nel suddetto modulo e comunicandolo al responsabile e al DS.
6.3. Azioni preventive
Le azioni preventive possono essere avviate dai vari ruoli dell’Istituto ogni qual volta si evidenzino delle situazioni di potenziali criticità, con il supporto di dirigente scolastico o di un suo delegato.
All'atto della rilevazione della necessità di un’azione preventiva, il richiedente compila il modulo "Richiesta azione correttiva/preventiva” che invia al dirigente scolastico, indicando sulla base di quali informazioni viene inoltrata la richiesta. Il dirigente scolastico concorda con gli interessati l'azione preventiva, individua le responsabilità e il termine per l'attuazione. Il dirigente scolastico ha il compito di verificare che l’azione preventiva attuata dal responsabile indicato nel modulo suddetto sia conforme a quanto proposto.
Le informazioni relative alle azioni preventive intraprese vanno portate all’attenzione della Direzione nel corso del riesame del sistema qualità. - MODULISTICA APPLICABILE
Segnalazione di disservizio/reclamo-Azione correttiva MNC 02
Azione preventiva MREa 02
Elenco non conformità ENC 01
(vedi allegati)