Art. 23 Regolamento uso strumenti di condivisione dati

REGOLAMENTO USO STRUMENTI DI CONDIVISIONE DATI - PERSONALE
IPSSEOA A. BELTRAME – VITTORIO VENETO

Delibera n. 132 del Consiglio D’Istituto del 09/03/2026

Premessa

Le piattaforme cloud, ad uso didattico, ufficialmente adottate dall’IPSSEOA A. Beltrame di Vittorio Veneto sono:

-          Classe Viva;

-          Office365;

-          Beltrame Learning;

-          Piattaforma XRLabs.

Qualunque altra piattaforma utilizzata a scopo didattico (Google workspace, WhatsApp, Facebook,…) non è approvata e/o gestita dalla scuola.

È comunque sempre possibile il salvataggio e la condivisione di dati anche attraverso le cartelle di rete presente sui server.

Finalità della strumentazione fornita.

Tutti gli strumenti sopra elencati sono forniti al personale e agli studenti a scopo esclusivamente lavorativo e di studio e solo per attività concernenti la vita del suddetto istituto.

È dunque vietato:

• caricare materiale personale, o comunque non inerente l’attività dell’istituto, nelle cartelle dei server e negli storage in cloud (One Drive, Storage classe viva, storage beltrame learning, storage xrlabs);
• utilizzare i programmi di messaggistica per comunicazioni non inerenti l’attività dell’istituto (Outlook, Storage classe viva e post Teams, messaggistica classe viva),
• utilizzare gli applicativi forniti per attività non inerenti l’attività dell’istituto (pacchetto Office online).

Accesso alle piattaforme cloud e intranet.

Al primo accesso nell’istituto, sono fornite a studenti e personale credenziali di accesso a rete intranet e piattaforme cloud. Le credenziali sono strettamente personali e non devono mai essere condivise, poiché danno accesso a tutte le risorse salvate e/o condivise dall’utente proprietario. In caso di smarrimento o furto, anche solo sospetto, l’utente deve immediatamente prendere contato con l’ufficio IT all’indirizzo assitec.informatica@alberghierobeltrame.edu.it e chiedere la modifica della password. Eventuali attività sospette rilevate dai sistemi comporteranno il blocco temporaneo dell’account.

Condivisione dei dati.

Ogni utente è responsabile per i dati che carica e condivide tramite via rete intranet e tramite tutte le piattaforme, siano queste tra quelle autorizzate o meno dall’istituto.

Nell’ottica di proteggere gli utenti dell’istituto e tutti coloro che a vario titolo collaborano con esso, è indispensabile valutare attentamente il tipo di dati che ci si trova a maneggiare. Se per esigenze di servizio si è tenuti a trattare dati personali (htps://www.garanteprivacy.it/home/diritti/cosa-intendiamo-per-dati-personali) questi devono essere gestiti con particolare attenzione.

In particolare è importante prendere i seguenti accorgimenti:

-          Prima di condividere dei dati:

1. Verificare che tutti i dati che si stanno per condividere, siano effettivamente necessari al destinatario della condivisione, eliminare eventualmente quelli superflui.
2. Nel caso di dati personali, fare in modo che l’associazione con la persona di cui si trasmettono i   dati sia chiara solo al destinatario (criptaggio dei file prima dell’invio o pseudonimizzazione).

-          Trasmissione/condivisione:

1. Verificare con la massima attenzione la destinazione dei dati e le persone che vi avranno accesso (indirizzo mail, cartella condivisa, …).
2. Nel caso si tratti di dati particolarmente sensibili si consiglia di rivolgersi agli uffici di segreteria per l’invio tramite PEO/PEC.
3. Se si ricevono dati a noi non pertinenti, informare subito il mittente dell’errato invio ed eliminare il messaggio contenente dati a cui non eravamo destinati.
4. Trascorso il tempo necessario alla fruizione dei dati, eliminare quelli non più necessari.

Buone pratiche.

1. Conservare copia delle proprie credenziali su supporti facilmente accessibili solo dall’effettivo proprietario (ad esempio un programma di gestione delle password).
2. Scegliere password complesse: lunghe più di 10 caratteri, con maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali.
3. Non utilizzare la stessa password per più accessi.
4. Non utilizzare nome, cognome, data di nascita e altre informazioni facilmente reperibili per creare le password.
5. Cambiare periodicamente le proprie password, soprattutto se danno accesso a dati sensibili e comunque ogni qual volta si abbia il dubbio che non siano più sicure.
6. Non accedere a risorse web legate alla scuola con i dispositivi che non sono di nostra proprietà o utilizzare account che non ci appartengono (le nostre password potrebbero restare memorizzate).
7. Non condividere password via mail o chat (potrebbero facilmente essere intercettate da qualcuno).
8.  Non prestare le credenziali di accesso a device o piattaforme (mettete a rischio tutti i dati in esse contenuti).
9. Non scaricare app, file e cartelle dal web a meno che non si sia certi della loro provenienza. Scaricare le app dagli appositi store Microsoft, Google e Apple, essi verificano che siano innocue prima di metterle sui propri store. Scaricare file e cartelle solo dopo essersi accertati che il mittente sia attendibile (prendetevi del tempo per verificare che il messaggio sia scritto in italiano corretto e che provenga da un indirizzo verosimile).
10. Diffidate sempre di mail o messaggi che vi chiedono di cliccare su dei link, anche se provengono da mittenti che conoscete.
11. Non utilizzate device aziendali per scopi personali e non utilizzate device personali per lavoro il rischio di compromettere i dati e la funzionalità dell’azienda sono altissimi).
12. Se dovete abbandonare momentaneamente la vostra postazione di lavoro, bloccate il computer prima di andarvene.
13. Proteggete sempre tutti i vostri dispositivi con password complesse (anche tablet e cellulari).
14. Non lasciare mai supporti di memoria removibili incustoditi e/o proteggeteli con il software Bitlocker presente in tutti i windows versione PRO.
15. Aggiornare con frequenza settimanale app e sistemi operativi dei propri device, dismettere i device che non accettano più aggiornamenti.
16. Informarsi e formarsi sui comportamenti e le buone pratiche in ambito informatico visitando frequentemente il link htps://iam.pubblica.istruzione.it/iam-areariservata-web/contenuto/pagina/video-tutorial che raccoglie video tutorial per ogni categoria di lavoratore della PA.